Об электронном документообороте между гостиницами и УМВД

20 декабря 2018

Закон № 109-ФЗ (ст.20, 21) предписывает порядок регистрации иностранных граждан по месту пребывания. Не позднее рабочего дня, следующего за заселением иностранца, УМВД по вопросам миграции должно получить информацию о его регистрации. За правильность данных постояльца отвечает администрация отелей: выделенный сотрудник заполняет форму с персональными данными гостя и прикладывает копии документов для проверки.

Постановление Правительства РФ от 10 мая 2010 г. N 310 регулирует порядок передачи данных посредством электронных средств связи и утверждает саму возможность отказаться от бумаги. В далеком 2010 году таким средством был флеш-накопитель. Однако поездки курьера в миграционную службу их использование не отменяло.

Со временем появились облачные технологии, сервера, работающие с большими данными, и современные средства шифрования, и в регионах России уже реализован электронный документооборот (ЭДО) между гостиницами и УМВД. СКБ «Контур» одним из первых разработало программное обеспечение, которое успешно работает с 2015 года. ПО внедряется в систему ППО «Территория» УМВД, и создает зашифрованный канал связи между конкретной гостиницей и УМВД.

В чем преимущества ЭДО?

Для гостиниц:

  1. Нет необходимости платить курьеру и возмещать транспортные расходы.
  2. Простой интерфейс для заполнения.
  3. Экономия бумаги.
  4. При всех затратах на внедрение ПО и обучение персонала — расходы «отбиваются» на экономии бумаги и услугах курьера.
  5. Нет штрафов и споров «Кто виноват» в случае опоздания курьера или потери документов по дороге.
  6. Если что-то изменится в законодательстве, система сообщит о нововведениях.

Для УМВД:

  1. Экономия временных и трудовых затрат специалистов.
  2. Стопроцентная автоматическая обработка входящих документов.
  3. Опыт коллег из других регионов по внедрению.

Система электронного документооборота успешно работает в Свердловской, Ярославской, Тульской областях.

В Калужской области работают крупные заводы с иностранным представительством: «Форесия Аутомотив Девелопмент», «Бентелер Аутомотив», «Фольксваген», «Руукки Рус» и другие. Ежедневно в Калугу приезжают менеджеры для мониторинга производства и принятия решений из Германии, Финляндии, Франции, Китая. Нагрузка на отели, принимающие иностранцев, в разы больше, чем в других областных центрах.

Однако до сих пор обмен документами между отелями и управлением миграционной службы выглядит так.

Гостиница на 100 номеров. Утром курьер или отдельно выделенный сотрудник забирает у администратора толстый пакет с информацией о приезжих и выбывших клиентах за предыдущие сутки и везет в УМВД. Среднее время в пути с учетом пробок — час. Курьер передает пакет специалисту, получает отметку о времени и уезжает обратно. Сотрудник полиции руками набивает данные в базу. Обработка документов от 6-7 гостиниц занимает целый день. До этого в лучшем случае час потратил сотрудник отеля, делая копии. И так каждый день.

Проблема назрела давно, решение очевидно, однако органы внутренних дел предпочитали работу «по старинке».

Лед тронулся…

3 октября в Торгово-промышленной палате Калужской области в формате круглого стола состоялась встреча представителей гостиничного бизнеса и УМВД по вопросам миграционного законодательства. Были озвучены наболевшие вопросы, предложены альтернативы.

А уже 19 октября прошел бизнес-завтрак с участием губернатора Калужской области А.Д. Артамонова. Итог встречи: объявлен переход от бумажного документооборота к электронному между гостиницами и отделом миграционной политики УМВД. 

В ближайшее время каждая заинтересованная гостиница, база отдыха или хостел выберет программное обеспечение (как вариант — разработает свое), заключит договор с УМВД и начнет передавать информацию об иностранных гостях в удобном, современном формате.


Другие новости

26 февраля

В понедельник 25 февраля в гостинице «Амбассадор» прошла первая ежеквартальная встреча с представителями гостиничного бизнеса. Мероприятие организовано Минэкономразвития Калужской области, куда с прошлого года перешла сфера туризма из ведения Министерства культуры.

21 февраля

В конце февраля стартует конкурс на премию «ПРО ЭДО» среди пользователей систем Диадок и Контур.EDI. По итогам конкурса будут награждены лучшие проекты электронного документооборота. Для проектов ритейла выделена отдельная номинация.

20 февраля

Благодаря новым возможностям Контур.Отеля работать с бронированиями стало еще удобнее. Теперь вы можете оперативно находить нужные бронирования, формировать отчеты по гостям, печатать мини-выписки и управлять квотами броней.

19 февраля

С 01 января 2019 года произошли изменения для участников государственных торгов. Повсеместное внедрение ЕИС — Единой информационной системы — регулируется федеральными законами №44-ФЗ и №223-ФЗ. О ЕИС — в нашей статье.